Certificados, boletines, traslados y cupos: cómo se piden

El certificado de estudios

Lo expide el colegio donde se estudió, y se pide en su secretaría académica.

• En un colegio oficial no se cobra. El Decreto 4807 de 2011 dice que los establecimientos educativos estatales "no podrán realizar ningún cobro por derechos académicos o servicios complementarios" a los estudiantes de transición a once, y autoriza a pagar con los recursos de gratuidad los "costos asociados a la elaboración de certificaciones de estudio solicitadas por los estudiantes, boletines".
• En un colegio privado tampoco. El Ministerio de Educación lo dice así: "Los certificados de estudio deben entregarse gratuitamente y sólo pueden cobrarse copias adicionales que sean solicitadas por las familias".

Los derechos de grado sí se pueden cobrar, pero son voluntarios. Según el Ministerio, quien no los paga no participa en la celebración, pero "deben recibir todos los documentos que acreditan su graduación".

Boletines y notas

Los entrega el colegio, en papel o en la plataforma que use. Si no llegan, se piden en la secretaría académica. En un colegio oficial, su elaboración también se paga con los recursos de gratuidad (Decreto 4807 de 2011).

Cupos y traslados en colegios públicos

No los decide cada colegio por su cuenta. Los organiza la Secretaría de Educación del municipio o del departamento, dentro del proceso de gestión de la cobertura que fija la Resolución 7797 de 2015 del Ministerio de Educación. Ese proceso incluye la renovación de la matrícula de quienes ya estudian, el ingreso de estudiantes nuevos y las solicitudes de traslado entre colegios oficiales, con las fechas que cada Secretaría publica para el año.

La ficha de cada colegio en MIAcademia dice qué Secretaría de Educación lo administra.

Si el colegio cerró

Cuando un colegio cierra, debe entregar a la Secretaría de Educación sus libros de certificados de notas, las actas generales de graduación y el registro de control de diplomas, como lo recordó la Secretaría de Educación de Bucaramanga citando el Decreto 1075 de 2015. Ahí se piden las copias. En Bogotá, por ejemplo, se tramitan en la Dirección Local de Educación de la localidad donde funcionaba el colegio o en la sede central de la Secretaría, que también expide un documento con los actos administrativos que le dieron existencia legal al colegio.

Costos de un colegio privado

Las tarifas de matrícula y pensión de cada colegio privado las fija la Secretaría de Educación de su territorio, dentro del incremento máximo que el Ministerio de Educación define cada año por resolución. Los otros cobros (lo que no es matrícula, pensión, transporte, alojamiento ni alimentación) tienen que estar escritos en el manual de convivencia, aprobados por el Consejo Directivo y comunicados a las familias durante la matrícula. El Ministerio indica que las irregularidades, como las de las listas de útiles, se reportan a la Secretaría de Educación.